Là địa phương nằm ở vị trí giao thương quan trọng phía Đông Bắc thành phố Đồng Nai, UBND xã Định Quán xác định công tác cải cách thủ tục hành chính và xây dựng chính quyền thân thiện là khâu đột phá chiến lược. Trung tâm Phục vụ Hành chính công xã hiện duy trì hoạt động hiệu quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông trên diện tích gần 500 m² được đầu tư đồng bộ, hiện đại. Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả được bố trí 10 quầy giao dịch, trang bị Kiosk tra cứu dịch vụ công tự động, Kiosk lấy số thứ tự, hệ thống mạng Wi-Fi miễn phí cùng đầy đủ máy tính, máy in, máy scan chuyên dụng. Đội ngũ nhân sự gồm 11 cán bộ, công chức, viên chức chuyên trách và phối thuộc đều đạt chuẩn về chuyên môn, có năng lực thao tác công nghệ số tốt và được tập huấn đầy đủ về quy trình giải quyết hồ sơ trực tuyến. 

Để nâng cao trách nhiệm thực thi công vụ, UBND xã đã ban hành Kế hoạch về cải cách hành chính gắn với chuyển đổi số giai đoạn 2026–2030, đồng thời triển khai mô hình “Cà phê sáng với nhân dân và doanh nghiệp” nhằm trực tiếp lắng nghe, tháo gỡ khó khăn tại cơ sở. Đáng chú ý, 100% cán bộ, công chức làm việc tại Trung tâm đều ký cam kết thực hiện nghiêm túc phương châm "4 xin" (Xin chào, xin lỗi, xin cảm ơn, xin phép), "4 luôn" (Luôn mỉm cười, luôn nhẹ nhàng, luôn lắng nghe, luôn giúp đỡ) và "5 không" (Không cửa quyền, không quan liêu, không tham nhũng, không xu nịnh, không lợi dụng chức vụ). Địa phương cũng đưa vào vận hành hệ thống 12 camera giám sát chất lượng cao hoạt động 24/7, kết nối trực tiếp đến màn hình tại phòng làm việc của Lãnh đạo UBND xã để kiểm soát nội bộ, đảm bảo tính công khai, minh bạch và giữ gìn an ninh trật tự. 

Kết quả trong 9 tháng đầu năm 2026 Trung tâm đã tiếp nhận hơn 8.656 hồ sơ, trong đó tỷ lệ giải quyết đúng hạn và trước hạn đạt tới gần 98,5%. Tỷ lệ số hóa thành phần hồ sơ đầu vào và kết quả giải quyết đầu ra đạt mốc tuyệt đối 100%. Công tác kiểm tra danh tính số qua Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư cùng chỉ số thanh toán trực tuyến cũng đạt tỷ lệ 100%, vượt chỉ tiêu thành phố giao. Đối với 60 hồ sơ trễ hạn phát sinh do nguyên nhân kỹ thuật hoặc tính chất xác minh phức tạp, UBND xã đã nghiêm túc ban hành 60 văn bản xin lỗi gửi đến từng người dân theo đúng quy định. 

Điểm đáng ghi nhận trong công tác dân vận chính quyền tại Định Quán còn nằm ở hoạt động tiếp xúc, đối thoại và xử lý phản ánh kiến nghị. Trong giai đoạn báo cáo, địa phương đã tiếp nhận và giải quyết dứt điểm 17/17 phản ánh của công dân qua Tổng đài 1022 và Cổng Dịch vụ công Quốc gia, đạt tỷ lệ 100% đúng hạn, không để xảy ra tồn đọng hay phát sinh khiếu nại. Nhằm đánh giá thực chất sự hài lòng của Nhân dân, Trung tâm đã triển khai quét mã QR-Code đánh giá trực tiếp tại quầy giao dịch. Qua khảo sát hơn 220 lượt người dân, mức độ hài lòng chung đạt tuyệt đối 100% (trong đó tỷ lệ Rất hài lòng chiếm gần 97%), không ghi nhận bất kỳ đánh giá tiêu cực nào. Bên cạnh đó, mô hình "Mềm hóa hoạt động chính quyền" thông qua việc gửi thư chúc mừng khai sinh, kết hôn và thư chia buồn thăm hỏi kịp thời đã tạo được thiện cảm sâu sắc trong cộng đồng. Bên cạnh những kết quả đạt được, UBND xã Định Quán cũng thẳng thắn nhìn nhận một số khó khăn như: áp lực khối lượng hồ sơ lớn gây quá tải cho cán bộ kiêm nhiệm; đường truyền phần mềm chuyên ngành đôi lúc còn nghẽn mạng; một bộ phận người dân lớn tuổi vẫn còn e ngại công nghệ nên cần cán bộ hướng dẫn trực tiếp. 

Phát huy tinh thần vì Nhân dân phục vụ, trong thời gian tới, UBND xã Định Quán tiếp tục siết chặt kỷ cương hành chính, nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu, quyết tâm không để xảy ra nhũng nhiễu hay trễ hạn hồ sơ. Địa phương sẽ đẩy mạnh tái sử dụng dữ liệu số hóa, nâng cao chất lượng dịch vụ công trực tuyến, tăng cường tập huấn kỹ năng số cho cán bộ và kiến nghị cấp trên nâng cấp hạ tầng phần mềm dùng chung. Sự chuyển biến tích cực này là động lực quan trọng giúp Định Quán hoàn thành thắng lợi các mục tiêu phát triển kinh tế - xã hội, hướng tới xây dựng một chính quyền số, chính quyền thân thiện, hiện đại và hiệu quả.