Hiện nay trên địa bàn xã Định Quán, thành phố Đồng Nai việc làm thủ tục công chứng thừa kế di sản của người đã mất thường gặp nhiều vướng mắc, trong đó phổ biến nhất là trường hợp hàng thừa kế thứ nhất của người để lại di sản là cha mẹ ruột đã chết từ nhiều năm nhưng gia đình không đăng ký khai tử đúng quy định. Đây không chỉ là vấn đề giấy tờ mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi hợp pháp của các đồng thừa kế, nên cần được xử lý theo đúng quy định pháp luật để tránh tranh chấp phát sinh sau này. 

Vậy Luật Hộ tịch quy định sự kiện chết của cá nhân phải được đăng ký khai tử trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày xảy ra sự kiện. Sau thời hạn này, người có trách nhiệm vẫn phải thực hiện việc đăng ký khai tử (quá hạn), pháp luật không hạn chế thời gian quá hạn để bảo đảm mọi trường hợp tử vong đều được đăng ký và cấp Trích lục khai tử.

Việc đăng ký khai tử (đúng hạn hay quá hạn) đều phải bảo đảm trình tự, thủ tục theo quy định; người yêu cầu đăng ký khai tử phải có giấy tờ, tài liệu chứng minh được các thông tin về họ, chữ đệm, tên, năm sinh của người chết; nơi chết; nguyên nhân chết; giờ, ngày, tháng, năm chết, nơi cư trú cuối cùng của người chết (nếu có).

Theo Điều 13 Thông tư số 04/2020/TT-BTP ngày 28/5/2020 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 11 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch: Trường hợp đăng ký khai tử cho người chết đã lâu, không có Giấy báo tử hoặc giấy tờ thay thế Giấy báo tử theo quy định (Khoản 2 Điều 4 Nghị định số 123/2015 nêu rõ: khi đăng ký khai tử theo quy định của Luật Hộ tịch, nội dung khai tử phải bao gồm các thông tin: Họ, chữ đệm, tên, năm sinh của người chết; số định danh cá nhân của người chết, nếu có; nơi chết; nguyên nhân chết; giờ, ngày, tháng, năm chết theo Dương lịch; quốc tịch nếu người chết là người nước ngoài) thì người yêu cầu đăng ký khai tử phải cung cấp được giấy tờ, tài liệu, chứng cứ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp hoặc xác nhận hợp lệ chứng minh sự kiện chết; trường hợp người yêu cầu đăng ký khai tử không có giấy tờ, tài liệu, chứng cứ chứng minh hoặc giấy tờ, tài liệu, chứng cứ không hợp lệ, không bảo đảm giá trị chứng minh thì cơ quan đăng ký hộ tịch từ chối đăng ký khai tử.

Như vậy, đối với trường hợp đăng ký khai tử cho người chết đã lâu, người yêu cầu đăng ký khai tử phải cung cấp được giấy tờ, tài liệu, chứng cứ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp hoặc xác nhận hợp lệ chứng minh sự kiện chết (ví dụ: hồ sơ, lý lịch cá nhân đi học, đi làm do cơ quan, đơn vị nơi học tập, công tác quản lý, xác nhận, có ghi nhận thông tin liên quan đến việc tử vong; Biên bản xác minh tai nạn, Giấy chứng nhận mai táng, Hợp đồng hỏa táng, văn bản xác nhận của chính quyền, công an địa phương ....), các giấy tờ, tài liệu này cần được cơ quan đăng ký hộ tịch phối hợp với các cơ quan liên quan kiểm tra, xác minh chặt chẽ, bảo đảm thông tin đúng sự thật.

Trường hợp người yêu cầu đăng ký khai tử chỉ cung cấp được các giấy tờ như: gia phả dòng họ, giấy tờ tùy thân của người chết (nếu có); ảnh bia, mộ người chết; văn bản xác nhận của người làm chứng về các thông tin liên quan đến người chết, sự kiện chết; nếu các thông tin này được cơ quan đăng ký hộ tịch kiểm tra, xác minh, khẳng định được tính xác thực, có lập Biên bản xác minh thì có thể vận dụng coi là căn cứ để thực hiện việc đăng ký khai tử.

Trong trường hợp người yêu cầu đăng ký khai tử không cung cấp được bất cứ giấy tờ, tài liệu, chứng cứ chứng minh hoặc giấy tờ, tài liệu, chứng cứ không hợp lệ, không bảo đảm giá trị chứng minh thì cơ quan đăng ký hộ tịch từ chối đăng ký khai tử.