Tuy nhiên, qua thực tiễn hoạt động, vẫn còn phát sinh một số vướng mắc, đặc biệt là việc một số tổ chức hành nghề công chứng hướng dẫn người dân thực hiện “xác nhận nhân thân” thông qua hình thức lập giấy tờ tự kê khai và đề nghị chứng thực chữ ký tại UBND cấp xã để bổ sung hồ sơ công chứng.

Liên quan đến vấn đề này, theo hướng dẫn tại Công văn số 1167/BTP-BTTP của Bộ Tư pháp và quy định tại khoản 3 Điều 2 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP (đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 280/2025/NĐ-CP), việc chứng thực chữ ký được hiểu và thực hiện như sau:

Chứng thực chữ ký là việc cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền xác nhận chữ ký trong giấy tờ, văn bản là của người yêu cầu chứng thực.
Người yêu cầu chứng thực chữ ký phải tự chịu trách nhiệm về toàn bộ nội dung của giấy tờ, văn bản mà mình đã ký.
Cơ quan thực hiện chứng thực chữ ký không chịu trách nhiệm về nội dung của giấy tờ, văn bản đó.

Trên cơ sở các quy định nêu trên, Bộ Tư pháp khẳng định: pháp luật hiện hành không có quy định cho phép sử dụng giấy tờ do cá nhân tự kê khai, dù đã được chứng thực chữ ký, để thay thế cho các giấy tờ hộ tịch hợp pháp.

Do đó, các giấy tờ tự kê khai có chứng thực chữ ký không có giá trị pháp lý để chứng minh các quan hệ nhân thân, bao gồm nhưng không giới hạn ở các quan hệ như: quan hệ cha - con; mẹ - con; quan hệ hôn nhân; hoặc quan hệ giữa người để lại di sản và người thừa kế.

Trong các trường hợp cần xác định quan hệ nhân thân nhằm phục vụ việc công chứng hợp đồng, giao dịch, các bên tham gia bắt buộc phải xuất trình các giấy tờ hộ tịch hợp pháp theo quy định của pháp luật, như: giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn hoặc các giấy tờ hộ tịch khác có giá trị pháp lý tương đương.

Từ những nội dung trên, để đảm bảo việc thực hiện thống nhất và đúng quy định pháp luật, đề nghị các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn nghiêm túc rà soát, điều chỉnh quy trình hướng dẫn hồ sơ, tránh việc yêu cầu người dân thực hiện các thủ tục không phù hợp với quy định pháp luật hiện hành; đồng thời tăng cường tuyên truyền, hướng dẫn người dân sử dụng đúng loại giấy tờ có giá trị pháp lý khi tham gia các giao dịch dân sự.